认证考察准备
不管是第一次申请认证还是之前已经成功地通过了几次认证，机构都要给出几个月的时间为现场认证考察做准备。对于初次申请认证的机构一般需要12个月的时间做准备，而对于非初次认证的机构则至少要用8个月的时间做准备。准备过程中，需时刻保持和CARF的沟通交流，留意官方网站，关注标准是否有新的调整和变化。
通过认证的最好办法就是把CARF标准完全融入机构的日常运作当中。
整个CARF的认证过程其实就是一个是机构不断完善的过程。不同机构改进业务和项目的空间会有所不同，但是每一个要认证的机构需要准备的工作大致是相同的。您需要根据CARF的要求并结合机构自身的特点，做出合理的准备时间表：
■ 选定待认证项目，联系CARF资源专家或OKEWAY舜道咨询。获取对应的《CARF认证标准手册》，如果需要，还可以准备对应的《考察准备手册》。
■ 确认手册最后有效日期。
■ 在客户联系网络通道创建账户，通过登录后即可以看到你们机构最新的认证状态。
■ 组建认证准备团队协调整个认证准备过程。鼓励团队成员参加各类CARF培训。(www.carf.org/events).
■ 任命特定人员协调CARF与整个准备团队的沟通。
■ 各层级领导和员工的全员参与。领导须为整个认证考察流程定好基调。
所有员工都要熟悉整个CARF的认证流程、各自在实施标准中所起的作用以及实践中该如何理解和遵守各项政策和程序。
■ 由认证考察准备团队仔细地把CARF标准与寻求认证的项目做对比。有些机构将所有认为合格的项目一次性申请认证考察，有的机构则先申请一两个，后续再逐步增加项目。机构可以根据自身情况做出选择。
■ 如果机构在多个场所提供待认证的服务项目，CARF要求所有场所都要参与认证。
■ 一旦选定认证项目，请记住一次认证考察只会有一个认证决定。多个项目同时申请认证，结果将会根据最弱的那个项目裁定认证水平。所以在多项目同时认证的情况下一定要注意各项目或者是同一项目不同场所的均衡发展。当然也可以选择单独一个优势项目先进行认证。
■ 通过报告、通讯和新闻等形式向公众发布机构参与这个国际认证的消息。
另外服务的购买方和支付方应该直接获知你们机构申请认证的消息。资金和支持来源机构对员工培训以及对认证过程的支持也是很有帮助。
■ 总结预检结果，设定优先顺序，制定改进行动计划。
■ 定期安排会议，完善新的政策、程序和规范。
■ 需要认证的机构建议雇请像OKEWAY舜道咨询这样的专业顾问公司协助认证准备过程。
给CARF的意见和建议
CARF要求机构在认证考察30天之前张贴出一张通知海报，告知机构的患者和其他利益相关者即将进行的CARF认证考察。欢迎他们参与CARF认证的过程，向CARF提供有关机构的意见和建议。 拨打电话866-510-2273或通过其它书面的形式联系CARF。所有信息都将转告认证考察团队，认证团队会选择性面谈部分联系CARF的人员。
准备患者
患者的参与对认证的过程至关重要。患者在考察之前、当中、之后有多种方式参与认证考察的过程。考察之前，患者通过海报获知机构即将参加认证，患者可以通过海报上公布的联系方式向CARF提供他们对于机构表现的评论以及他们对服务的满意度。认证考察过程中，患者有可能会被访谈，访谈患者是CARF认证考察过程的主要元素。考察官会选择不同项目内的患者进行访谈，机构员工可以推荐访谈的对象，但是考察官也有可能从推荐的人员之外进行访谈。认证考察前，员工须告诉患者会有访谈这个环节，并确定哪些患者对接受访谈感兴趣。
对患者的访谈主要是了解他们对服务的满意度、知情选择以及疗效的结果等等。访谈是保密的，所获得的信息也仅仅用于考察机构是否符合CARF标准。访谈一般持续15分钟，考察官会根据患者治疗时间适当调整。
CARF更倾向于选择面对面的访谈，电话访谈也可以接受。对于不适合考察官直接面谈患者的情况，可以安排患者的法律代表、监护人、父母或伴侣陪同。在观察机构运营过程中，考察官也会非正式地接触患者，了解情况。
准备员工
机构的员工了解CARF以及CARF认证对机构的意义非常重要。如果能在新员工的入职培训或是员工例会中介绍CARF就是一个非常好的办法。尽管不是所有员工都会参与CARF认证的准备工作，或者会被考察官访谈到，但是所有员工都应该接受关于CARF标准的教育培训。把标准、政策、程序和规范贯彻到日常工作当中。通常情况下，考察官只会面谈机构和项目领导以及和认证项目服务的提供密切相关的员工。但是在考察官自由观察机构运营的时候也会适当非正式地与其他员工谈话，了解情况。
准备领导
须通知机构的领导层有关CARF的认证过程。有关CARF的信息也应该在领导入职或领导层例会中加以介绍。负责行政管理部分的考察官会代表性地访谈个别领导，问题将主要围绕CARF标准的应用以及集体和个人如何参与领导、规划活动、财务等问题。访谈内容将是保密的且只用于检验机构是否符合CARF标准之用。如果访谈领导无法面对面进行，则需安排电话访谈。
准备支付方、转诊源和患者保护群体
通知支付方、主要的转资源、基金来源以及机构的患者支持团体有关机构申请CARF认证的意愿以及具体安排的日期，机构也可以邀请他们来参加认证考察的动员会和总结会。考察官可能会想访谈他们中的代表，如果无法面谈，则需要安排电话访谈。
访谈会聚焦于这些外部团体与机构的关系，问题主要围绕他们对机构的满意度。机构在社区中的形象以及机构如何与大家分享、总结和使用信息等等。同样这些访谈也是保密性的，内容仅用于评判机构的表现是否符合CARF的标准。
尽管机构会帮助考察官选择被访谈的对象，考察官也会自己选择访谈对象，尤其是曾经通过海报上公布的联系方式联系过CARF的人员。
准备硬件设施
患者、员工和访者的安全是CARF标准最重要的关注点。认证考察准备对机构来说是一个很好的机会，来检视机构自身的建筑设施是否安全，环境是否有利于健康。
一个注重安全的项目会确保所有安全隐患都会得到快速解决，任何在内部和外部检查过程中发现的有害物质都会第一时间得到处理，员工也能胜任应急的计划和程序。
标准同时还强调设施的无障碍性。CARF并不要求机构的所有设施都已经是无障碍的，但是必须有一个计划来解决无障碍相关的事宜。机构的所有服务网点都要重视建筑设施的安全、健康和无障碍性。
准备文档和记录
机构如何组织证据来向考察官清晰地证明对CARF标准的符合非常重要。在标准手册里有很多标准都指明需要有书面的文档来证明机构对标准的符合，这些标准可以用来指导机构准备材料。CARF建议机构组织头脑风暴会议讨论如何准备，需要注意的是：不是所有标准都需要书面的文档来证明。
考察团队会审核所有的政策、患者病历、员工记录、会议记录、管理报告等等，这些文档应该可以在为考察团队安排的办公室里获取。
标准中使用了政策、计划、存档、文档或书面等词的时候往往是要求提供书面的证据证明标准的符合情况。为了证明机构确实符合标准，考察官还将寻找其它证据证明政策、计划和书面程序被指定完善。
舜道观点
这是一个极其重要的章节，在这里您将会阅读到如何去做好认证准备的很多细节，作为认证专业咨询机构，我们很负责任地提醒您一定要非常关注以下几点：
1.充足的准备时间。哪怕您的机构已经通过了前期的认证，需要再次认证，您也要准备至少8个月的时间，如果您的机构是第一次参加认证，那么12个月是最少的准备时间。一般，在中国境内，OKEWAY舜道咨询给出的建议是：您需要准备18个月的准备时间。
2.通过认证最好的准备就是完全把CARF标准融入到工作中。OKEWAY舜道咨询结合多年的辅导机构进行认证的经验，发现任何用形式来应对认证检查的做法，都将使您的机构离CARF越来越远，套句武林传言就是“做到手中无剑心中有剑时”，CARF的优质奖章才自然属于你。
3.您的机构除了要准备CARF要求的各项工作流程体现之外，还要准备很多的内容，比如患者、员工、环境、设施......当然还有领导层，以及支付方和转诊源，这些都是有别于其他的医院管理检查的细节，说明了CARF在康复领域的视野要求。
4.50年的CARF辉煌之路，是基于“公平公正公开”原则下的行业基准，因此任何的作假和违法行为，都是CARF不能接受的，所谓的一票否决机制，在这个环节将得到体现，您的机构可以有很多的不足，但是必须诚实，必须合法。投机取巧的行为，将面临最大的风险。
"远观其势，近取其质。我们一起，走近CARF！"
▲“前面的路布满荆棘，可以迟疑，但不能后退。”
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