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第19期 认证考察期确定和潜在利益冲突的规避
Publishing time：2016年05月06日 Read：2688 Source：舜道OKEWAY
确定考察期
CARF会尽量把认证日期安排在两个月的认证考察时间窗内。通常情况下，认证考察都会安排在工作日进行，除非项目本身在周末提供服务，或者机构要求安排在周末并获得CARF同意。
再认证考察一般安排在前次认证过期月份的当月或前一个月。比如说前次认证在三月份过期，那么认证考察可能会被安排在三月或二月。
CARF不会选择机构已申明不适合的日期进行认证。所以在填写认证考察意向时，须广泛征求员工意见，尤其是那些对于认证很重要的员工或领导。同时还要注意宗教性节日，另外最好避开当地的重要活动日，以免订不到酒店或堵车。一旦新发现既定日期不适合认证考察，机构须及时通知CARF，最好在CARF确定考察日期之前，以免产生不必要的取消或更改费用。
考察官的分配
影响考察官分配的因素有很多，最重要的是考察官本身的知识背景与被考察项目的匹配性。另外也需要考虑两者之间是否存在利益冲突。
行政管理部分的考察官需要具有机构管理的经验，熟悉ASPIRE标准体系。一般情况下负责行政管理部分的考察官也是整个考察团队的领队和协调人。项目考察官则是熟悉服务项目的协调和指导，负责项目具体标准的一致性考察。更
换考察官
为了安排好考察官，机构自身应该及早发现可能存在的利益冲突。潜在的利益冲突包括考察官来自存在竞争关系的机构，或者是考察官本身也是待认证机构雇佣的顾问人员等。机构有权就存在利益冲突的事项在CARF通知考察官安排的14天内提出更换要求，延迟申请可能会导致认证的取消或产生费用。
CARF无法获知所有潜在的利益冲突，主要还要靠机构和考察官去发现。
有些情况下，考察官与认证机构的领导有很好的个人关系，只要考察官能很好地履行职责可以不认为存在利益冲突。
但是如果考察官与该机构的患者或者是购买方存在紧密个人关系的情况则需要告知CARF，讨论是否不存在利益冲突。
考察官须遵守以下规章制度以尽量避免利益冲突：
■ 避免接受去考察目前或之前工作过的机构。
■ 不要与认证考察过的机构建立咨询关系（收费和免费的都不行），直到该机构通过了另一个CARF认证。
■ 避免去认证与考察官所服务机构接受相同转诊源的机构。
■ 如果分配的考察官与机构的关系会影响其能力去进行考察决议和推荐，则考察官不应该接受这个任命。
■ 考察官不能认证考察雇佣自己的机构。
■ 不能接受待认证机构拟雇佣考察官作为员工的问题，直到完成认证决定。
■ 不要去询问认证过的机构人员关于雇佣的问题直到该机构进行了另一个认证考察。
■ 当机构准备进行CARF认证、教育培训的活动情况时，认证官才能以CARF人员的身份介绍自己。
一旦有潜在利益冲突情况报告给CARF，CARF即详细审核所有信息，决定是否更换考察官。如果CARF同意更换考察官，CARF会尽快寻找替代者，在不能按期寻找替代者的情况下可能需要更改认证考察日期，这种情况下无须向机构收取取消或改期费。但是如果CARF认为无须更换考察官而机构坚持要换而导致的考察取消改期，机构则需要承担取消或改期费用。
延迟认证考察期
第一次申请认证的机构，在考察日期确定之前可以申请延迟考察期。而对于已经认证的机构如果需要申请延迟考察期，为了避免前一次认证失效，则需要考虑先申请延长现有认证期。有关延长认证期详细信息可以参考“延长认证期”单元内容。
中途退出认证过程
如果机构决定中途退出认证过程，则需要书面通知CARF。认证意向费不予退还，但是可以退还已交的认证考察费。机构如果想再次申请则需再次递交认证意向和意向费。
如果考察日期已经确定，则机构需要承担取消费用，以及CARF为考察官旅途所作的预定费用，CARF退还剩余费用。
延长现有认证
三年期的认证可以申请1-3个月的认证期延长。机构必须在截止日期前5个月递交新认证的考察意向和意向费。CARF 将审核该请求并决定是否批准延长认证。对于一年期的认证和临时认证，机构不能申请认证延长。对于三年期的认证机构，如果希望延长认证超过3个月以上，则需要提交更多CARF指定的文档和信息，但是最长不会延长超过6个月以上。必须是正在申请再次认证的项目才能对其原来认证进行申请延长。
CARF 导致的考察日期的延迟
CARF对认证考察期的安排将努力去满足各方面的要求。因为所有的考察官都是自愿者，他们都是来自CARF认证过的机构，有日常的工作安排。所以有时候也存在CARF无法在考察期内安排考察的可能，尤其是那种大机构同时有几个项目认证需要大量考察官的情况。
如果CARF无法在指定时期内安排认证考察需要延迟，CARF会书面联系机构协商。如果前一次认证即将过期，前次认证将自动延长。
考察团队变更与考察改期
有时候，考察官的个人和工作上的紧急事件可能会使得他/她无法参与认证考察。这种情况下，CARF会第一时间寻找替代者，并及时通知机构有关变更。
有时候，CARF无法找到合适的替代者，CARF会和机构商量对策，或重新安排认证考察日期。
舜道观点
经过了长时间的精心准备和为了达成不断改进的工作框架建设，您和您的团队均付出了大量的艰辛的工作，有些团队甚至会在经历了长达十年的准备后才开始迎来CARF认证考察。这是一个令人焦虑的日期，更是一个令人期待的日期。CARF充分理解和尊重您的意见，最终的日期将更多的体现您的要求，而不是突然袭击，影响您的正常工作流程和您所服务的患者的正常生活。
考察官肩负着对您的机构进行CARF标准吻合度的检查，同时还将为您提供专业的咨询服务，CARF将竭力保护您的机构受到“公平公正公开”的评审，得到最严谨合理的评估结果，因此，在选择为您的机构进行考察的考察官的时候，CARF将会进行充分的背景调查，当然也会非常尊重您的意见，如果有任何带来潜在的利益冲突风险的选择，CARF都将会谨慎避开，去选择最恰当的人选。
如此严谨的架构，正是CARF50年来傲立于世、成为行业最高权威标准的立身之本。而完全基于保护您的机构的应有权利的做法，也是体现CARF“以人为本，尊重为先”的标准理念。
“远观其势，近取其质。我们一起，走近CARF！"
▲“敢于向黑暗宣战的人，心里必须充满光明。”
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